Il Settore
Meccatronica e Ingegneria Meccanica
Macchine Etichettatrici e Impianti Industriali
La Necessità
Un’azienda leader nella progettazione e produzione di macchine etichettatrici modulari ad alta tecnologia e sistemi di riempimento per l’industria del beverage, food, cosmetica e detergenza aveva la necessità di digitalizzare due flussi operativi fondamentali, in particolare per:
- Tracciare e digitalizzare le trattative d’acquisto con i fornitori eliminando la dispersione via email.
- Semplificare e velocizzare la gestione delle note spese per i collaboratori e tecnici in trasferta.
- Integrare i flussi approvativi con l’ERP aziendale e Active Directory.
La modalità tradizionale basata sullo scambio di email e allegati rendeva difficile la tracciabilità delle revisioni delle offerte, aumentando il rischio di dispersione delle informazioni e allungando i tempi di finalizzazione degli ordini.
Con circa 100 collaboratori e tecnici attivi sul campo, la raccolta e l’approvazione manuale degli scontrini cartacei comportava inefficienze amministrative e tempi lunghi di rimborso.
Alla ricerca di partner e soluzioni adeguate, la direzione ha individuato nella piattaforma EVODOC la risposta per ottimizzare e dematerializzare tali processi.
La Soluzione
Attraverso la piattaforma EVODOC, è stato implementato un sistema di gestione documentale e approvativa fortemente integrato con il gestionale aziendale.
1. Modulo Gestione Preventivi e Contrattazione Fornitori
- Interazione diretta con i fornitori: i fornitori ricevono notifiche automatiche con link diretti dedicati per accedere alle richieste d’offerta.
- Compilazione in piattaforma: i fornitori inseriscono e modificano i dati delle offerte direttamente all’interno della piattaforma EVODOC, eliminando la necessità di scambi via email.
- Chat di trattativa integrata: ogni richiesta dispone di una chat interna contestuale per chiarimenti tecnici o commerciali tra fornitore e ufficio acquisti.
- Ciclo di revisione e approvazione: tracciamento completo di tutte le fasi di negoziazione e modifica delle offerte prima del definitivo passaggio all’ordine d’acquisto.
2. Modulo Note Spese Mobile
- Interfaccia Mobile Responsive: versione ridotta e ottimizzata di EVODOC fruibile da smartphone per caricare rapidamente foto di scontrini e ricevute durante le trasferte.
- Workflow Approvativo a Livelli: strutturazione di un processo di approvazione chiaro e automatizzato guidato da 11-12 approvatori responsabili.
- Integrazione con Active Directory: autenticazione unica e sicura.
- Dematerializzazione e Contabilità: semplificazione e velocizzazione della raccolta amministrativa e del controllo delle spese di trasferta.
Vantaggi e benefici
L’utilizzo della soluzione EVODOC ha permesso di ottenere:
- Tracciabilità e trasparenza totale: azzeramento del rischio di perdita delle comunicazioni commerciali d’acquisto e disponibilità dello storico di negoziazione con ciascun fornitore.
- Efficienza nei tempi d’acquisto: velocizzazione del ciclo di revisione e conferma delle offerte d’acquisto.
- Semplificazione per i collaboratori in mobilità: inserimento e monitoraggio istantaneo delle spese direttamente dallo smartphone.
- Ottimizzazione dei processi amministrativi: integrazione fluida con i sistemi IT aziendali e riduzione del carico di lavoro manuale per l’ufficio amministrazione.
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