Il Settore
Azienda Manifatturiera
Settore Tessile
La Necessità
La crescita dell’organizzazione e la presenza di più sedi produttive hanno reso necessario superare la gestione documentale frammentata basata su archivi locali e cartacei.
Le esigenze principali includevano:
- Eliminare la frammentazione dei dati e la dispersione dei documenti tra le varie sedi aziendali.
- Garantire la conformità normativa per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva.
- Automatizzare i workflow approvativi sia per il ciclo attivo (conferme d’ordine) che per quello passivo (fatture e documenti di trasporto), riducendo i tempi e prevenendo ritardi.
- Assicurare la tracciabilità e la gestione delle versioni dei documenti operativi e commerciali.
- Semplificare e mettere in sicurezza la gestione degli accessi per una platea di circa 100-150 utenti.
La Soluzione
È stata implementata una piattaforma di gestione documentale evoluta, EVODOC, integrata direttamente con il sistema gestionale (ERP) aziendale per la gestione centralizzata del patrimonio informativo.
1. Automazione del Ciclo Attivo e Avanzamento Produzione
L’integrazione tra la piattaforma e l’ERP consente l’acquisizione automatica dei flussi di lavoro relativi a ordini e produzione. I workflow approvativi multilivello inviano notifiche automatiche e resoconti giornalieri, garantendo la storicizzazione completa di ogni revisione.
2. Gestione Integrata del Ciclo Passivo
Ricezione automatizzata delle fatture fornitori e integrazione con il sistema di contabilizzazione. Il sistema applica regole di approvazione dinamiche in base alle soglie di importo e al fornitore, gestendo il riscontro tra documenti di trasporto, fatture e consuntivi di lavoro.
3. Gestione della Sicurezza e Conservazione a Norma
Notifiche automatiche e tracciamento della presa visione per documenti normativi e di sicurezza. Processo di conservazione digitale a norma eseguito in modo automatizzato con dashboard di monitoraggio delle scadenze e delle anomalie.
4. Operatività Infragruppo e Gestione degli Accessi
Digitalizzazione e automazione dello scambio documentale tra le società del gruppo. Integrazione centralizzata della profilazione utenti per la gestione sicura delle autorizzazioni di lettura, scrittura ed approvazione.
Vantaggi e benefici
L’adozione della piattaforma EVODOC ha permesso di ottenere:
- Tracciabilità e centralizzazione: Archivio unico digitale con visibilità immediata dello storico documentale.
- Ottimizzazione dei tempi: Riduzione drastica dei tempi approvativi grazie a workflow automatici e notifiche tempestive.
- Efficienza infragruppo: Flussi di lavoro fluidi e standardizzati tra tutte le sedi del gruppo.
- Sicurezza e conformità: Piena conformità alle normative e gestione centralizzata dei permessi di accesso.
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