Il Settore
Produzione travi e laminati
La Necessità
Ottimizzare il processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto allo scopo di snellire l’attività di back office, digitalizzando il flusso, unificando e uniformando le procedure per rendere le operazioni più rapide e più facilmente monitorabili.
La Soluzione
La piattaforma di Document&Workflow Management ARXivar NEXT per la digitalizzazione dei processi aziendali.
Parliamo di
Duferco Travi e Profilati
Duferco Travi e Profilati è parte di Duferco Group, holding internazionale diversificata, con attività core in campo siderurgico, industriale, dell’energia e dello shipping.
L’azienda è leader in Europa nella produzione di travi e laminati lunghi; controlla l’intera filiera produttiva, dall’acciaio liquido al prodotto finito ed è oggi primario punto di riferimento in Italia, Europa e Nord Africa.
Con i suoi 750 dipendenti ha una capacità produttiva di circa 833 mila tonnellate l’anno di prodotti lunghi ed è sempre più orientata verso la produzione di profili speciali e acciai di qualità per la forgiatura e la laminazione.
Nei prossimi anni l’azienda realizzerà un nuovo laminatoio integrato con l’acciaieria, coronando un sogno industriale lungo 25 anni. L’impianto doterà Duferco Travi e Profilati di un sistema di produzione estremamente efficiente situato nel cuore del mercato del consumo italiano ed europeo.
Ottimizzare il processo di approvazione degli Ordini di Acquisto per snellire l’attività di back office
Duferco aveva la necessità di ottimizzare il processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto allo scopo di snellire l’attività di back office, digitalizzando il flusso, unificando e uniformando le procedure per rendere le operazioni più rapide e più facilmente monitorabili.
In particolare:
- Profilare ed archiviare gli Ordini di Acquisto
- Gestire il Processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
- Semplificare l’acquisizione della documentazione contrattuale richiesta prima dell’inizio dei lavori da allegare all’Ordine di Acquisto quando viene trasmesso via mail al fornitore
- Avere maggior controllo sull’invio degli Ordini ai fornitori e sull’archiviazione della copia firmata
Il Processo di Approvazione dell’Ordine e la trasmissione della documentazione contrattuale al fornitore erano gestite tramite operazioni manuali.
Si ricercava una soluzione con le seguenti caratteristiche:
- Facile integrazione con il gestionale smeup erp
- Possibilità di digitalizzare i processi per l’approvazione degli Ordini Acquisto e per la trasmissione della documentazione contrattuale
- Un buon livello di flessibilità per rendere semplici eventuali modifiche ed implementazioni delle regole applicate ai processi
La piattaforma di Document&Workflow Management ARXivar NEXT per la digitalizzazione del processo aziendale
In Duferco Travi e Profilati è operativa la piattaforma di Document&Workflow Management ARXivar NEXT tramite la quale sono già stati digitalizzati diversi processi aziendali. Si è quindi deciso di adottarla anche per la digitalizzazione di questo processo.
L’Ufficio Acquisti provvede a generare l’Ordine di Acquisto sul gestionale smeup ERP.
L’Ordine viene archiviato su ARXivar NEXT tramite appositi connettori.
L’archiviazione avvia un WorkFlow di Post-Archiviazione Ordini Fornitori che provvede a completare la profilazione e, tramite una tabella parametri, a determinare se deve essere avviato il processo di Approvazione.
Se l’Ordine deve essere sottoposto ad iter approvativo, viene automaticamente avviato il WorkFlow di Approvazione Ordini Fornitori.
Il processo è diviso in tre parti.
La prima parte provvede a recuperare una serie di valori dalla tabella parametri per assegnare gli utenti approvatori in funzione del tipo di Ordine e della divisione di competenza.
Inoltre se si tratta di un Ordine sospeso, assegna un Task ad un utente dell’Ufficio Acquisti per fermare il processo e attendere una risposta dal fornitore.
Nella seconda parte, dopo la conferma che l’Ordine è formalmente corretto, viene avviato l’iter approvativo che si sviluppa con l’assegnazione di Task a quattro approvatori di livello crescente in base al superamento di una soglia impostata nei parametri del processo.
Il primo approvatore è opzionale e il suo intervento è regolato da parametri che dipendono dalla natura dell’Ordine da approvare.
Ciascun approvatore può approvare, rifiutare o chiedere di revisionare l’Ordine sottoposto ad iter.
In caso di approvazione, il processo avanza e, se l’importo dell’Ordine supera la soglia, viene assegnato un Task al prossimo approvatore.
In caso di rifiuto da parte di uno qualsiasi degli approvatori, il processo termina e l’Ordine non viene approvato.
In caso di richiesta di revisione, il processo riassegna un Task alla funzione di controllo che può applicare le modifiche richieste oppure annullare l’Ordine.
Se vengono applicate modifiche, l’Ordine viene nuovamente sottoposto all’iter approvativo.
Nella terza parte, se l’Ordine ha superato l’iter approvativo, viene assegnato un Task all’Ufficio Acquisti per stabilire se e con quale modalità l’Ordine viene inviato al fornitore.
Se si procede con l’invio, viene eseguito un sotto processo che provvede a recuperare la documentazione contrattuale da inviare al fornitore in allegato all’Ordine.
I documenti da allegare all’Ordine vengono automaticamente archiviati nella Classe Documentale “Documenti Fornitori”, istanziandoli da una Classe Documentale Template dove è raccolta tutta la documentazione che deve essere inviata come informativa al fornitore e quella che deve essere inviata e restituita firmata dal fornitore.
Documenti informativi
- Condizioni generali di appalto servizi
- Informativa appaltatori
- Informativa privacy
Documenti che devono essere restituiti firmati
Ai Documenti Fornitori che devono essere restituiti firmati dal fornitore, al momento dell’archiviazione effettuata istanziandoli dai template, viene applicato un barcode.
Quando il fornitore li restituisce firmati, l’utente che li riceve li salva in una cartella monitorata dal servizio Barcode di ARXivar che provvede ad archiviare la copia firmata.
Per ciascun documento firmato ricevuto, viene avviato un Processo di Validazione che assegna un Task ad un utente che deve verificare se il documento è stato debitamente compilato e firmato.
Documenti che il fornitore deve produrre ed inviare
Per quanto riguarda i Documenti Fornitori che vengono prodotti ed inviati direttamente dal fornitore, al momento dell’invio dell’Ordine viene assegnato un Task all’Ufficio Acquisti tramite il quale un utente smistatore provvederà a raccoglierli, profilarli ed archiviarli.
Al termine, con la chiusura del Task, per ciascun documento verrà avviato un Processo di Validazione che assegna un Task all’utente di competenza che dovrà verificare se il documento è stato debitamente compilato e firmato.
I benefici
Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management di Arxivar NEXT, è stato possibile, non solo digitalizzare il processo di Approvazione dell’Ordine e gestirlo in modalità totalmente automatizzata, ma anche gestirlo in tutte quelle eccezioni per le quali, in precedenza, non era possibile avere controllo.
La digitalizzazione del processo di approvazione dell’Ordine e della gestione della documentazione contrattuale allegata, ha permesso una maggiore qualità ed efficienza del lavoro di back office dell’Ufficio Acquisti che deve gestire e validare una considerevole mole di documenti da allegare ad oltre 6.000 Ordini fornitori annuali.
Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, nella sua flessibilità e nell’integrazione con il Sistema informativo smeup erp.
Per avere maggiori informazioni su Duferco Travi e Profilati visita il sito: www.dufercotp.com
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