Mondo Acqua:
la gestione dei processi per ottimizzare il lavoro dei dipendenti

Parliamo diMondo Acqua

Mondo Acqua

Settore: Idrico – erogazione di acqua potabile

Necessità: con l’attuazione di un efficace controllo di gestione di Mondo Acqua, nasce la necessità di adeguarsi alle procedure dettate dall’AEEGSI (Autorità per l’Energia elettrica, il Gas e il Sistema Idrico)

Soluzione: la scelta di Mondo Acqua è ricaduta sulla rapidità del software documentale ARXivar, piattaforma per la gestione dei processi aziendali, per la riduzione dei tempi e degli sprechi.

Mondo Acqua S.p.A. opera nel settore del servizio idrico integrato, fornendo i servizi di captazione e distribuzione dell’acqua destinata al consumo umano, di gestione del sistema fognario e di depurazione delle acque reflue.
Ad oggi la società gestisce il servizio in 8 comuni dell’area monregalese: Bene Vagienna, Briaglia, Frabosa Soprana, Mondovì, Roccaforte M.vì, San Michele M.vì, Vicoforte e Villanova M.vì.

Mondo Acqua S.p.A. è una società per azioni a prevalente capitale pubblico nata nell’agosto 2000; il capitale sociale è detenuto da sei degli otto Comuni gestiti e da un gruppo di Aziende che assicurano l’apporto del know how tecnico/gestionale. Attualmente, le aziende private sono: Iren Acqua Gas S.p.A., S.M.A.T. S.p.A., Ferrero Attilio Costruzioni S.p.A. e Tecnoedil S.p.A.

Fornisce servizi di primaria rilevanza nel rispetto degli standard di qualità previsti dagli organi di regolazione e nell’ottica di uno sviluppo sostenibile, attraverso procedure trasparenti ed idonei meccanismi di finanziamento e compensazione per l’azienda stessa.
La Direzione aziendale ha individuato come prioritari i seguenti obiettivi strategici:

  • mantenere la piena stabilità finanziaria attraverso la gestione efficiente del credito ed attuando comunque azioni di recupero tempestive ed efficaci;
  • garantire la qualità elevata del servizio erogato ed assicurare il continuo miglioramento della gestione industriale degli asset materiali ed immateriali;
  • rafforzare l’immagine aziendale ponendo al centro della propria strategia il cliente e le sue esigenze e mantenendo una comunicazione efficace, sia consolidando i canali tradizionali, sia utilizzando appieno le potenzialità dei nuovi strumenti multimediali di comunicazione;
  • assicurare il continuo presidio della prevenzione e della protezione dei lavoratori coinvolti nelle attività di gestione.

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    Mondo Acqua
    Mondo Acqua

    Software documentale per la semplificazione del lavoro dei dipendenti

    L’esigenza

    A seguito di una profonda ristrutturazione della soluzione informatica per la gestione del Ciclo Idrico, resasi necessaria per la necessità di poter attuare un efficace controllo di gestione, la direzione di Mondo Acqua aveva l’esigenza di dotarsi di uno strumento che garantisse l’attuazione delle procedure dettate dall’AEEGSI (Autorità per l’Energia elettrica, il Gas e il Sistema Idrico) che impone regole rigide al fine di garantire alle utenze un servizio di qualità.

    Era quindi alla ricerca di una soluzione che permettesse di:

    • Formalizzare i processi, rispettando l’unicità operativa dell’azienda
    • Standardizzare le procedure, mantenerle ed aggiornarle, garantendone l’uniformità
    • Obbligare l’organizzazione ad operare secondo regola (sono i processi a guidare le attività)
    • Eliminare inefficienze e duplicazioni
    • Supportare il processo decisionale fornendo reportistica puntuale

    Inoltre era necessario avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale e recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione.


    Il contributo delGruppo Sme.UP


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    La soluzione – ARXivar

    L’introduzione di ARXivar ha permesso di gestire l’archiviazione e la fascicolazione di tutti i documenti inerenti il servizio di Fatturazione: Bollette, Contratti, Riepiloghi vari.
    E’ stato rivisto completamente il sistema di Procollatura della corrispondenza in entrata e in uscita rendendolo più snello tramite la tecnica del Barcode che permette l’archiviazione automatica dei documenti firmati dagli utenti.

    E’ stato implementato il Processo per la Gestione dei Reclami secondo i dettami delle norme AEEGSI ed è stato implementato il Processo per gli interventi Interni.

    Sono stati recuperati i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro.


    I benefici

    Grazie ad ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra cui:

    • ottimizzazione e semplificazione del lavoro dei dipendenti
    • accesso elettronico tramite dispositivo mobile da parte della rete di operatori che vanno sul territorio

    Inoltre ARXivar ha permesso di ripensare i processi aziendali, re-ingegnerizzando i flussi di lavoro alla base delle attività quotidiane.
    I processi collaborativi si sono snelliti significativamente.

    Il motore di workflow di ARXivar consente all’azienda di facilitare e velocizzare lo svolgimento delle attività che vengono segnalate tramite notifica a chi deve svolgerle.
    Il personale ha adottato con entusiasmo la soluzione trovandola semplice da utilizzare e profondamente utile alle proprie mansioni quotidiane.
    Per ogni task l’utente è guidato da dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere e gli sono sufficienti pochi click per operare su ogni processo. Le priorità e le informazioni utili sono ben evidenziate nel pannello dei dettagli e tutti gli strumenti di gestione documentale sono resi immediatamente disponibili.

    I vantaggi che ne derivano sono:

    • L’utente è immediatamente operativo attraverso strumenti semplici e immediati
    • Priorità del task e altre informazioni utili ben evidenziate
    • Allegati e note di processo
    • Accesso diretto al sistema di tracciatura di tutte le operazioni svolte

    E’ in progetto l’estensione dell’utilizzo di ARXivar all’utilizzo dei Workflow per snellire l’operatività quotidiana ed aumentare il controllo dei processi.

    Inoltre, con ARXivar si vuole procedere ad organizzare tutti i documenti presenti in azienda, collegandoli tra di loro per avere un ambiente unico ed integrato per la gestione dei documenti e permetterne la consultazione non solo da ARXivar, ma anche da altre applicazioni ad esso integrate.

    Per avere maggiori informazioni su Mondo Acqua visita il sito: www.mondoacqua.com