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Sutter Industries:
software documentale flessibile e personalizzabile

Parliamo diSutter Industries

Le soluzioniadottate

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La Sutter Industries S.p.A. è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni.

L’headquarter e l’unità produttiva sono situati in Italia, a Borghetto Borbera, in provincia di Alessandria.

L’azienda è strutturata in due business unit:

  • la Business Unit Consumer, riconosciuta con il brand Emulsio, opera nel mercato del largo consumo: grande distribuzione, negozi specializzati casa/toilette, dettaglianti. Il consumatore finale trova risposte alle sue esigenze di pulizia domestica grazie ai prodotti di alta qualità
  • la Business Unit Professional si rivolge al settore del cleaning professionale (pulizie di alberghi, ristoranti, uffici…), attraverso una capillare rete di distributori presenti in Europa e altri Paesi del Mondo.

Settore: Cosmetici, salute e igiene – produzione prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti

Necessità: piattaforma di Document & Process Management che fosse “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella sua gestione.

Soluzione: ARXivar, piattaforma duttile che consente di semplificare i processi e ottimizzare i tempi di lavoro.

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Piattaforma Document & Process Managemente duttile

L’esigenza

Il Gruppo Sutter ha affrontato una software selection allo scopo di esaminare piattaforme di Document & Process Management alternative rispetto a quella storicamente utilizzata, al fine di acquisire un prodotto “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione della piattaforma stessa.

Dopo la fase di screening e di analisi la scelta è caduta sulla piattaforma di Document & Process Management ARXivar.

Per l’azienda era necessario:

  • avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale
  • recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro
  • risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo
  • automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino ad ora gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.

Il contributo delGruppo Sme.UP

La soluzione – ARXivar

Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è avvenuta in meno di 10 giornate di assistenza diretta da S.info – Gruppo Sme.UP.

Con l’implementazione:

  • il recupero dei documenti archiviati nel preesistente sistema documentale è stato realizzato mediante un’esportazione in formato CSV e successiva importazione in ARXivar mediante Spool Recognition
  • archiviazione di tutti i documenti del ciclo passivo (bolle, fatture) tramite la tecnica del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata o preformata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti
  • per la Codifica di nuovi Prodotti Finiti è stato sviluppato un workflow che fa circolare la richiesta di compilazione dei campi su form divisi per funzione.

Alla fine del workflow tutti i form compilati vengono «ricomposti» su un unico documento che viene archiviato ed inviato per essere utilizzato per il data entry sull’ERP aziendale.

I benefici

Grazie ad ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:

  • piena autonomia nella gestione ed implementazione della piattaforma
    semplificazione del processo di archiviazione dei DDT e delle Fatture Fornitori
  • la gestione del processo di Codifica dei Nuovi Prodotti Finiti sviluppata con ARXivar ha permesso, inoltre, di semplificare, controllare e ottimizzare il lavoro degli utenti coinvolti e di velocizzare i tempi

Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità nell’integrazione con il sistema informativo.

Per avere maggiori informazioni su Sutter Industries visita il sito: www.sutter.it