Sutter Industries: software documentale flessibile e personalizzabile

Il Settore

Produzione prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti

La Necessità

Piattaforma di Document & Process Management che fosse “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella sua gestione.

La Soluzione

ARXivar, piattaforma duttile che consente di semplificare i processi e ottimizzare i tempi di lavoro.

Parliamo di
Sutter Industries

La Sutter Industries S.p.A. è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni.

L’headquarter e l’unità produttiva sono situati in Italia, a Borghetto Borbera, in provincia di Alessandria.

L’azienda è strutturata in due business unit:

la Business Unit Consumer, identificata con il brand Emulsio, opera nel mercato del largo consumo: grande distribuzione, negozi specializzati casa/toilette, dettaglianti. Il consumatore finale trova risposte alle sue esigenze di pulizia domestica grazie ai prodotti di alta qualità
la Business Unit Professional si rivolge al settore del cleaning professionale (pulizie di alberghi, ristoranti, uffici…), attraverso una stretta rete di distributori presenti in Europa e altri Paesi del Mondo.

Sutter si è affidata a smeup per trovare una soluzione che consentisse di semplificare i processi e ottimizzare i tempi di lavoro, che oggi
vengono gestiti in modo efficiente con ARXivar.

– Giannino Massone, CIO di Sutter.

Piattaforma Document & Process Management duttile

L’esigenza

Il Gruppo Sutter ha affrontato una software selection al fine di esaminare piattaforme di Document & Process Management alternative rispetto a quella storicamente impiegata, al fine di acquisire un prodotto “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione della piattaforma stessa.

Dopo la fase di screening e di analisi la scelta è caduta sulla piattaforma di Document & Process Management ARXivar.

Per l’azienda era necessario:

avviare in tempi celeri la piattaforma documentale
recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro
risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo
automatizzare la procedura per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino ad ora gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.

La soluzione – ARXivar

Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è avvenuta in meno di 10 giornate di assistenza diretta da smeup.

Con l’implementazione:

il recupero dei documenti archiviati nel preesistente sistema documentale è stato realizzato mediante un’esportazione in formato CSV e successiva importazione in ARXivar mediante Spool Recognition
archiviazione di tutti i documenti del ciclo passivo (bolle, fatture) tramite la tecnica del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata o preformata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti
per la Codifica di nuovi Prodotti Finiti è stato sviluppato un workflow che fa circolare la richiesta di compilazione dei campi su form divisi per funzione.

Alla fine del workflow tutti i form compilati vengono «ricomposti» su un unico documento che viene archiviato ed inviato per essere utilizzato per il data entry sull’ERP aziendale.

I benefici

Grazie ad ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito molteplici benefici tra i quali:

piena autonomia nella gestione ed implementazione della piattaforma
semplificazione del processo di archiviazione dei DDT e delle Fatture Fornitori
la gestione del processo di Codifica dei Nuovi Prodotti Finiti sviluppata con ARXivar ha permesso, inoltre, di semplificare, controllare e ottimizzare il lavoro degli utenti coinvolti e di velocizzare i tempi

Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità nell’integrazione con il sistema informativo.

Per avere maggiori informazioni su Sutter Industries visita il sito: www.sutter.it