Conservazione a norma

Archiviazione a norma dei tuoi documenti

Non solo una garanzia di valenza legale, ma un vero sistema di gestione e convalida

Il nostro servizio software di Conservazione a norma ti permette di sostituire i documenti cartacei pur mantenendo validità ai fini fiscali e legali.

Adeguarsi alle normative in un batter d’occhio.

La conservazione elettronica dei documenti digitali è un processo che attraverso apposite soluzioni informatiche è in grado di garantire il mantenimento a lungo termine della valenza giuridica dei documenti, assicurandoti anche integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici.

La conservazione digitale ti consente di informatizzare i documenti cartacei, preservandoli, e di garantire la valenza legale di quelli nativamente digitali.

Il processo di conservazione comprende:

  • la firma digitale, apposta sui documenti digitali con valenza di una firma autografa
  • la marca temporale, che comprende data e orario per ogni attività specifica

L’unione di firma digitale e marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’autenticità e l’integrità dei documenti conservati.

Integrare per snellire i processi

Conservazione a norma non vuol dire soltanto preservare la validità e l’integrità dei documenti. La soluzione documentale di smeup ti consente di integrare la funzionalità di conservazione in un sistema più ampio di gestione e ottimizzazione di tutto il workflow documentale, in un unico ambiente.
Potrai quindi rendere più efficiente la gestione dei documenti dalla creazione, alla modifica, all’archiviazione, fino alla conservazione a norma.

Un notevole vantaggio l’azienda, non solo dal punto di vista dei costi ma anche da quello dell’efficienza, grazie all’ottimizzazione delle risorse e alla facilitazione dell’accesso alle informazioni da parte degli utenti coinvolti.

Gestione integrata in ogni dettaglio.

Il modello di gestione documentale ti consente di gestire nei minimi dettagli tutte le attività relative a documenti cartacei e digitali ed è integrabile con le fonti di produzione dei documenti da conservare.

Il sistema di conservazione di smeup permette di attribuire ai documenti informatici validità giuridica. La soluzione, di utilizzo semplice e intuitivo, è tecnologicamente sofisticata e garantisce una gestione efficiente e sicura dell’archivio.

Il modello di gestione documentale è adatto anche a realtà che includono più aziende, grazie alla gestione integrata dei processi.

Il modello si integra con le fonti di produzione dei documenti da conservare.

Garantisce la corretta applicazione della normativa vigente ed elevati livelli di sicurezza.

Preserva l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici nel tempo rispettando la privacy.

Il modello di conservazione permette anche l’esibizione dei documenti conservati.
Il modello supporta dispositivi di firma digitale client, server o remota.

I vantaggi che derivano dell’esperienza

  • Risparmio economico con l’eliminazione di carta ed archivi

  • Maggiore sicurezza sulle informazioni

  • Ricerche semplici ed immediate

  • Possibilità di consultazione del documento da parte di più persone contemporaneamente

  • Fruibilità del documento in qualsiasi momento grazie a tablet e smartphone

  • Gestione processi automatici di Firma massiva

  • Controllo integrità documenti e sequenzialità numerica

  • Maggiore tempo per il personale per svolgere altre attività più produttive

Basta carta,
è iniziata l’era del documentale.

Ti interessa questa soluzione?

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